Διαδικασία Εσωτερικής Αναφοράς και Παρακολούθησης Αναφορών και Πληροφορίες για την υποβολή Εξωτερικών Αναφορών

Ο περί της Προστασίας Προσώπων που Αναφέρουν Παραβάσεις του Ενωσιακού και Εθνικού Δικαίου Νόμος (Ν. 6(Ι)/2022)

Ι. Εισαγωγή

Ο περί της Προστασίας Προσώπων που Αναφέρουν Παραβάσεις του Ενωσιακού και Εθνικού Δικαίου Νόμος του 2022 (Ν. 6(I)/2022) (εφεξής ο «Νόμος»), στοχεύει στη δημιουργία ενός αποτελεσματικού νομικού πλαισίου προστασίας εκείνων των εργαζομένων στον δημόσιο ή στον ιδιωτικό τομέα, οι οποίοι προβαίνουν σε αποκάλυψη πληροφοριών και στοιχείων που περιήλθαν στην κατοχή τους ή υπέπεσαν στην αντίληψή τους εντός του εργασιακού χώρου, για τα οποία έχουν την εύλογη πεποίθηση ότι είναι αληθή και σχετίζονται με συγκεκριμένες παραβάσεις του ενωσιακού ή/και εθνικού δικαίου.

Ειδικότερα, ο Νόμος θεσπίζει την υποχρέωση καθιέρωσης εσωτερικών δίαυλων αναφοράς και διαδικασιών σχετικά με την υποβολή και χειρισμό των αναφορών.

Στα πλαίσια της συμμόρφωσης του με το Νόμο, ο ΕΟΑΛ έχει θεσπίσει την παρούσα Διαδικασία Εσωτερικής Αναφοράς και Παρακολούθησης Αναφορών (εφεξής η «Διαδικασία»), και παράλληλα παρέχει πληροφορίες στους εργαζόμενους σχετικά με την υποβολή εξωτερικών αναφορών.

ΙΙ. Πεδίο Εφαρμογής

Η παρούσα Διαδικασία απευθύνεται στα ακόλουθα πρόσωπα:

(α)       πρόσωπα που εργάζονται στον ΕΟΑΛ και έχουν αποκτήσει πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις σε εργασιακό πλαίσιο, περιλαμβανομένων προσώπων που:

(i) έχουν την ιδιότητα του «εργαζομένου»,

(ii) έχουν την ιδιότητα του «μη μισθωτού», περιλαμβανομένων και των αυτοτελώς εργαζόμενων,

(iii) ανήκουν στο διοικητικό όργανο του Οργανισμού (μέλη του Συμβουλίου), εθελοντές και αμειβόμενοι ή μη αμειβόμενοι ασκούμενοι,

(iv) εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών.

(β)       πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης η οποία έχει έκτοτε λήξει.

Τα πιο πάνω πρόσωπα θα αναφέρονται στο εξής ως «πληροφοριοδότες» ή «αναφέροντες».

Η παρούσα Διαδικασία αφορά τις ακόλουθες παραβάσεις:

• παραβάσεις εθνικών κανόνων (όπως διάπραξη ή πιθανή διάπραξη ποινικού αδικήματος, μη συμμόρφωση με νόμιμη υποχρέωση που επιβάλλεται από τους νόμους ή τους κανονισμούς της Δημοκρατίας, παράβαση που θέτει ή πιθανόν να θέσει σε κίνδυνο την ασφάλεια ή την υγεία οποιουδήποτε προσώπου, παράβαση που προκαλεί ή πιθανόν να προκαλέσει ζημιά στο περιβάλλον) ή

• Παραβάσεις του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε τομείς όπως δημόσιες συμβάσεις, χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές, νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (money laundering), χρηματοδότηση τρομοκρατίας, ασφάλεια των προϊόντων, ασφάλεια των μεταφορών, προστασία του περιβάλλοντος, προστασία από την ακτινοβολία και πυρηνική ασφάλεια, ασφάλεια των τροφίμων, ζωοτροφών, υγεία και καλή μεταχείρισης των ζώων, δημόσια υγεία, προστασία καταναλωτών, προστασία της ιδιωτικής ζωής, των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλεια των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών, διαφύλαξη των οικονομικών συμφερόντων της ΕΕ, παραβάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, κανόνων για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς με σκοπό τη διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

ΙΙΙ. Τρόποι υποβολής αναφορών

Ο πληροφοριοδότης/αναφέρων μπορεί να υποβάλει την αναφορά είτε εσωτερικά, δηλαδή εντός του Οργανισμού σε «εσωτερικό δίαυλο αναφοράς», είτε εξωτερικά, σε όργανο του Κράτους που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση της συγκεκριμένης πράξης, δηλαδή σε «εξωτερικό δίαυλο αναφοράς» ή «αρμόδια αρχή». Επιπρόσθετα, ένας πληροφοριοδότης μπορεί, υπό προϋποθέσεις, να προβεί σε δημόσια αποκάλυψη, δηλαδή να διαθέσει προς το κοινό πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις.

Α. Διαδικασία Εσωτερικής Αναφοράς και Παρακολούθησης Αναφορών

Η διαδικασία Εσωτερικής Αναφοράς ή Αναφοράς μέσω εσωτερικού διαύλου αναφοράς είναι προαιρετική και μπορεί να χρησιμοποιηθεί, πριν από την αναφορά σε αρμόδια αρχή, στις περιπτώσεις που η παράβαση δυνατόν να αντιμετωπισθεί με αποτελεσματικότητα εσωτερικά και εφόσον ο αναφέρων θεωρεί ότι δεν υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων.

Για την υποβολή εσωτερικής αναφοράς από τον αναφέροντα, ακολουθείται η πιο κάτω διαδικασία:

1. Εσωτερικός δίαυλος αναφοράς του ΕΟΑΛ είναι η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του ΕΟΑΛ.

2. Η αναφορά υποβάλλεται στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου γραπτώς (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση internal@eoal.org.cy ή επιστολής στη διεύθυνση Γωνία Ήρας και Φώτη Κόντογλου, 6057 Λάρνακα – Κύπρος (υπόψη της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και με τη σήμανση «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» ή μέσω ειδικού εντύπου ως αναφέρεται κατωτέρω) ή/και προφορικώς (μέσω τηλεφώνου στους αριθμούς 24501514  / 24501513, εσωτ.: 1514 / 1513 ή, κατόπιν αιτήματος του αναφέροντος, μέσω κατ’ ιδίαν συνάντησης εντός εύλογου χρονικού διαστήματος) ή/και με τους δύο τρόπους (γραπτώς και προφορικώς).

Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί είτε επώνυμα είτε ανώνυμα. Για τη βέλτιστη διαχείριση της αναφοράς, συνιστάται η χρήση του εντύπου που παρατίθεται στο Παράρτημα 1. Εναλλακτικά, συνιστάται όπως η αναφορά περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που ζητούνται στο έντυπο. Σε περίπτωση ανώνυμης υποβολής, συνιστάται να αποφεύγεται η χρήση υπολογιστών ή κινητών συσκευών που παρέχονται από τον εργοδότη, για σκοπούς αποφυγής της πιθανότητας ταυτοποίησης του αναφέροντος.

3. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου κοινοποιεί στον αναφέροντα βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς εντός επτά (7) ημερών από την ημερομηνία της παραλαβής. Η εν λόγω βεβαίωση δίδεται είτε γραπτώς στην ταχυδρομική ή ηλεκτρονική διεύθυνση του πληροφοριοδότη, εάν έχει παρασχεθεί, είτε προφορικά μέσω τηλεφώνου, εάν έχει παρασχεθεί.

4. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου εξετάζει αν η αναφορά η οποία υποβλήθηκε εμπίπτει στις διατάξεις του Νόμου (καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής, προσωπικό πεδίο εφαρμογής). Σε περίπτωση που κριθεί ότι η αναφορά/πληροφορία δεν εμπίπτει στις διατάξεις του Νόμου, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου τερματίζει οποιαδήποτε περαιτέρω διαδικασία και καταχωρίζει την εν λόγω απόφαση στον φάκελο της υπόθεσης. Σε περίπτωση που η αναφορά/πληροφορία υποβλήθηκε επώνυμα, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου ενημερώνει το πρόσωπο το οποίο την υπέβαλε αναφορικά με τους λόγους για τους οποίους η διαδικασία έχει τερματιστεί.

5. Σε περίπτωση που κριθεί ότι η αναφορά/πληροφορία εμπίπτει εντός των διατάξεων του Νόμου, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου προβαίνει σε «παρακολούθηση» της αναφοράς/πληροφορίας, δηλαδή σε αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και, εάν χρειασθεί, στην αντιμετώπιση της αναφερόμενης παράβασης μέσω μέτρων, όπως εσωτερική διερεύνηση, έναρξη δικαστικής διαδικασίας, παραπομπή του ζητήματος σε αρμόδια αρχή για περαιτέρω έρευνα. Κατά τη διάρκεια της εξέτασης/παρακολούθησης της αναφοράς, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να απαιτήσει από τον αναφέροντα, είτε γραπτώς είτε προφορικώς, να διευκρινίσει τις πληροφορίες που γνωστοποιούνται από τον αναφέροντα ή να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στον αναφέροντα.

6. Σε περίπτωση που κατά την εξέταση/παρακολούθηση της αναφοράς, κριθεί απαραίτητη η λήψη επιπλέον πληροφοριών/στοιχείων από πρόσωπο το οποίο ενδέχεται να έχει στην κατοχή του στοιχεία ή να γνωρίζει οτιδήποτε σχετικό με την αναφορά/καταγγελία, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου έρχεται σε επικοινωνία με το πρόσωπο αυτό για σκοπούς λήψης των απαραίτητων πληροφοριών προς ολοκλήρωση της έρευνας. Σε περίπτωση εξέτασης/παρακολούθησης ανώνυμης αναφοράς, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου βασίζεται στις ενώπιον της πληροφορίες/στοιχεία. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να παρέχονται όσες περισσότερες πληροφορίες/αποδεικτικά και ο λόγος αναφοράς.

7. Σε περίπτωση κατά την οποία η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου κρίνει ότι οι ενώπιον της πληροφορίες/στοιχεία είναι ανεπαρκή, δύναται να προβεί η ίδια σε περαιτέρω έρευνα για εξεύρεση επιπρόσθετων στοιχείων, ώστε να διαπιστωθεί κατά πόσο η ανώνυμη αναφορά μπορεί να διερευνηθεί αποτελεσματικά εντός του πλαισίου των αρμοδιοτήτων της.

8. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγει και ολοκληρώνει την έρευνα το ταχύτερο δυνατόν.

9. Με την ολοκλήρωση της έρευνας η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου συντάσσει έκθεση με τα συμπεράσματα/πόρισμα, η οποία συνοδεύεται από όλα τα σχετικά στοιχεία και έγγραφα και καταχωρίζει το αποτέλεσμα της απόφασής της στον φάκελο της υπόθεσης.

10. Σε περίπτωση που τεθεί εις γνώση της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ότι ο αναφέρων, ενόσω εκκρεμεί η διαδικασία ενώπιον της, υποβάλλει εξωτερική αναφορά σε αρμόδια αρχή, τότε τερματίζει τις διαδικασίες της εσωτερικής αναφοράς.

11. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου ενημερώνει τον αναφέροντα, εντός τριών (3) μηνών από την ημερομηνία αποστολής βεβαίωσης παραλαβής, ή, εάν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, εντός τριών (3) μηνών από τη λήξη του επταημέρου μετά την υποβολή της αναφοράς, για την πορεία της διερεύνησης της αναφοράς και παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα μέτρα που έχουν ληφθεί ή προβλέπεται να ληφθούν στο πλαίσιο της διαδικασίας παρακολούθησης και για τους λόγους της εν λόγω παρακολούθησης, εφόσον αυτά δεν παραβιάζουν το απόρρητο της διαδικασίας ή τα δικαιώματα άλλων εμπλεκόμενων προσώπων. Εάν υπάρχουν στοιχεία που υπόκεινται σε επαγγελματικό απόρρητο, προστατευόμενα εμπορικά συμφέροντα ή υπάρχει κίνδυνος να υπονομευθεί η έρευνα, η ενημέρωση περιορίζεται κατάλληλα.

12. Η ταυτότητα του αναφέροντος, σε περίπτωση που η αναφορά υποβλήθηκε επώνυμα, και κάθε άλλη πληροφορία από την οποία δυνατόν να συναχθεί άμεσα ή έμμεσα η ταυτότητά του, δεν αποκαλύπτεται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του αναφέροντος. Σε περίπτωση που η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος αποτελεί αναγκαία και αναλογική υποχρέωση που επιβάλλεται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών των εθνικών αρχών ή δικαστικών διαδικασιών, μεταξύ άλλων, με σκοπό τη διασφάλιση των δικαιωμάτων υπεράσπισης του αναφερομένου, ο αναφέρων θα ενημερωθεί σχετικά πριν την αποκάλυψη και θα του αποσταλεί γραπτή αιτιολόγηση, στην οποία θα επεξηγούνται οι λόγοι αποκάλυψης των στοιχείων αυτών, εκτός αν η ενημέρωση υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.

13. Σε περίπτωση που λαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις, στις οποίες περιλαμβάνονται εμπορικά απόρρητα, δεν δύναται να χρησιμοποιούνται ούτε να αποκαλύπτονται τα εν λόγω εμπορικά απόρρητα για σκοπούς που υπερβαίνουν το αναγκαίο για την ορθή παρακολούθηση της αναφοράς.

14. Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού ΕΕ 2016/679 και του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Νόμου.

15. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται στο πλαίσιο αναφορών φυλάσσονται για χρονική περίοδο η οποία δεν υπερβαίνει την περίοδο των τριών (3) μηνών από την ημερομηνία περάτωσης της διαδικασίας και στη συνέχεια διαγράφονται. Σε περίπτωση που έχουν αρχίσει δικαστικές ή πειθαρχικές διαδικασίες κατά του αναφερόμενου ή του αναφέροντος, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται για όλη τη διάρκεια των εν λόγω διαδικασιών, περιλαμβανομένης της περίπτωσης άσκησης έφεσης ή ένστασης, και, αφού παρέλθει ένα (1) έτος από τη διεκπεραίωσή τους, διαγράφονται.

16. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία εκδήλως δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς δεν συλλέγονται και, σε περίπτωση που συλλεχθούν τυχαία, διαγράφονται χωρίς άσκοπη καθυστέρηση.

17. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου τηρεί αρχείο για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, τηρουμένων των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας. Η τεκμηρίωση προφορικής υποβολής αναφοράς επιτυγχάνεται μέσω καταγραφής της συνομιλίας, μόνο κατόπιν συναίνεσης του αναφέροντα. Σε περίπτωση που δεν δίδεται τέτοια συναίνεση, τηρούνται πλήρη και ακριβή πρακτικά της συνομιλίας. Στις περιπτώσεις που ο αναφέρων έχει αποκαλύψει την ταυτότητά του, παρέχεται η δυνατότητα στον αναφέροντα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.

Β. Πληροφορίες σχετικά με την Υποβολή Εξωτερικής Αναφοράς σε Αρμόδια Αρχή

Ο αναφέρων μπορεί να υποβάλει αναφορά και εξωτερικά, δηλαδή σε όργανο του Κράτους που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση της συγκεκριμένης πράξης («αρμόδια αρχή»), ως ακολούθως:

1. Ο αναφέρων δύναται να υποβάλει εξωτερική αναφορά σε αρμόδια αρχή, είτε απευθείας είτε αφού έχει προηγουμένως υποβάλει αναφορά μέσω του εσωτερικού διαύλου αναφοράς, ως περιγράφεται ανωτέρω.

2. Σε περίπτωση που ο αναφέρων έχει υποβάλει αναφορά μέσω εσωτερικού διαύλου και, ενόσω εκκρεμεί η διαδικασία ενώπιον του εσωτερικού διαύλου, υποβάλλει εξωτερική αναφορά, η διαδικασία ενώπιον του εσωτερικού διαύλου διακόπτεται. Νοείται ότι ο αναφέρων ενημερώνει τον εσωτερικό δίαυλο αναφοράς ότι έχει υποβάλει εξωτερική αναφορά.

3. Η εξωτερική αναφορά υποβάλλεται σε «αρμόδια αρχή», δηλαδή υπηρεσία, αρχή, οργανισμό, υπουργό, υφυπουργό, τμήμα, συμβούλιο, έφορο ή επίτροπο που βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου παραλαμβάνει αναφορές στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του ή έχει υπό την ευθύνη του την εποπτεία ή/και τη διερεύνηση πράξεων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος Νόμου, καθώς και οποιαδήποτε άλλη αρχή, υπηρεσία ή οργανισμό ορίζεται ως τέτοια με διάταγμα του Υπουργικού Συμβουλίου (π.χ. η Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για αναφορές που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η Αστυνομία για ποινικά αδικήματα, η Ανεξάρτητη Αρχή κατά της Διαφθοράς για αδικήματα διαφθοράς κλπ.). Σε περίπτωση που πρόσωπο επιθυμεί να αποταθεί σε Αρμόδια Αρχή και να υποβάλει εξωτερική αναφορά, υπάρχει αναρτημένος κατάλογος με τις Αρμόδιες Αρχές παραλαβής εξωτερικών αναφορών στην επίσημη ιστοσελίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημόσιας Τάξεως (www.mjpo.gov.cy).

4. Σε περίπτωση που ο αναφέρων έχει υποβάλει εξωτερική αναφορά σε αρχή η οποία είναι αναρμόδια, τότε η τελευταία πρέπει να παραπέμψει την αναφορά στην αρμόδια αρχή και να ενημερώσει σχετικά τον αναφέροντα.

5. Σε περίπτωση κατά την οποία ο αναφέρων υποβάλλει ταυτόχρονα εξωτερική αναφορά σε περισσότερες από μία αρμόδιες αρχές, ενημερώνει αυτές σχετικά προς τούτο και οι αρμόδιες αρχές συντονίζονται μεταξύ τους για τον χειρισμό της αναφερόμενης παραβίασης.

Εγκρίθηκε από το Συμβούλιο του ΕΟΑΛ στις 28/02/2025

• Παράρτημα I – Έντυπο Υποβολής Εσωτερικής Αναφοράς